Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Het inkomen van de ondernemer met een éénmanszaak of vennootschap onder firma (V.O.F.) bestaat uit de winst. Er is geen vast salaris, er hoeft geen aangifte loonbelasting te worden gedaan en bedragen kunnen, voor zover de liquiditeit dat toelaat, vrij opgenomen worden. Dit verandert wanneer sprake is van een besloten vennootschap (B.V.) of wanneer je werknemers besluit aan te nemen. Als er een B.V. is ben je als directeur werknemer van de vennootschap. Bij het hebben van werknemers hoort het voeren van een salarisadministratie.

In deze salarisadministratie wordt onder andere bijgehouden wie de werknemers zijn, hoeveel zij verdienen, hoeveel belasting betaald moet worden en eventuele extra’s voor de werknemers. Deze administratie moet, net als de boekhouding, zeven jaar bewaard worden. Sommige elementen in de salarisadministratie dienen eerder verwijderd te worden. Hierover lees je meer in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De belangrijkste elementen van de salarisadministratie zijn de loonstroken, de jaaropgaaf en de aangifte loonheffing. Dit kan nog worden uitgebreid met bijvoorbeeld pensioenen, een HR-pakket waarin je bijvoorbeeld de ziektedagen en functionerings- of beoordelingsgespreken vastlegt en een urenregistratie. Deze urenregistratie kan vervolgens gekoppeld worden aan het boekhoudpakket waar ook de loonjournaalpost in moet komen te staan.

De aangifte loonheffing of loonbelasting moet iedere maand worden gedaan en betaald worden aan de Belastingdienst. De Belastingdienst wil daarbij verschillende zaken weten, zoals de identiteit, het adres en natuurlijk het salaris van de werknemer. Deze dienen dus zorgvuldig opgeslagen te worden, omdat dit ook privacygevoelige informatie betreft.

Al met al is het voeren van een salarisadministratie een flinke klus. Voor kleinere organisaties loont het dan ook vaak om de administratie uit te besteden aan een boekhouder. Zij maken met de juiste software en kennis een efficiëntieslag die je als klein bedrijf zelf niet hebt. Grotere organisaties kunnen overwegen de kennis in huis te nemen en de software zelf aan te schaffen. De overweging die gemaakt moet worden is, naast het gemak van uitbesteden, of de kosten van het zelf voeren van de salarisadministratie wel opwegen tegen het uitbesteden ervan. Vaak blijkt het duurder te zijn om de salarisadministratie zelf te voeren.

Bij Comak verzorgen we de salarisadministratie van onze klanten voor een vast bedrag per loonstrook. Voor kleine organisaties doen we dit al voor € 10,- per loonstrook. Wanneer het aantal werknemers in een organisatie toeneemt, wordt dit bedrag steeds lager. Klik hier voor een overzicht van de tarieven. Maandelijks maken we meer dan 1.000 loonstroken en daarmee zijn we een aardige speler in Haarlem en omgeving.